一 ,、檔案工作人員崗位責任制
1.檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律,，具備專業(yè)知識,，持證上崗。
2.負責管理本單位的檔案及有關(guān)資料,，熟悉檔案室藏,，積極提供利用。
3.負責指導,，監(jiān)督和檢查本單位各業(yè)務股室的歸檔工作,。
4.認真做好各種門類檔案的收集、整理,、保管等工作,，要求做到收集齊全，整理歸檔及時,，檔案存放有序,，查找方便。
5.積極主動向本級檔案專業(yè)管理機關(guān)反映情況,，上報數(shù)字和統(tǒng)計報表,。
6.配合本單位中心工作和社會需要,，主動向單位領(lǐng)導及工作人員提供檔案信息,，并堅持檔案查閱,、借閱和利用效果登記。
7.堅持不懈地記載檔案庫房的溫濕度,，適時進行庫房通風,，定期搞好室內(nèi)衛(wèi)生。
二,、檔案庫房管理制度
1.檔案庫房管理原則是“以防為生,、防治結(jié)合”,應加強科學管理,便于檔案的查閱利用。庫房應有防火,、防盜,、防塵、防光,、防有害生物,、防高溫、防高濕,、防污染等設備和器材,以保障檔案安全,。
2.庫房內(nèi)溫度控制在14-24攝氏度,相對濕度控制在45-60%,利用庫房內(nèi)空調(diào),除濕機等設備控制溫濕度變化。
3.庫房內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁明火,嚴禁存放易燃易爆品及其他與檔案無關(guān)的物品,。
4.庫房內(nèi)采用氣體滅火,發(fā)生煙感器自動報警時,迅速關(guān)閉檔案密集架,庫房內(nèi)人員撤離庫房后關(guān)閉庫房大門,防止人員氣體中毒,立即通知樓內(nèi)監(jiān)控室,由專業(yè)消防人員查明報警原因,待報譥解除后人員方可進入庫房,。
5.保障庫房通往地面的安全通道應保持暢通,標明安全疏散指示標志。
6.定期檢査庫房門,、窗,、鎖、空調(diào)排風開關(guān)控刻及電器線路,電源的安全使用惰況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,保證電器設備的正常使用,。
7.定期檢查消防設施,定期更換防蟲藥,保持庫房清潔衛(wèi)生,。
三、檔案整理制度
1.檔案整理原則
檔案整理工作應堅持尊重和維護檔案的本質(zhì)特性,，保持檔案文件之間的有機聯(lián)系,，充分尊重和利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用,。
2.檔案整理環(huán)節(jié)
檔案整理工作由辦公室組織實施,，檔案管理人員負責對各種門類和載體的文件進行指導、監(jiān)督和檢查,。
文書檔案,、會計檔案由辦公室負責整理歸檔；專業(yè)檔案,、音像文件,、電子文件等由相關(guān)股室負責整理歸檔。
3.檔案分類排列
（1）文書檔案采用年度、問題,、保管期限等相結(jié)合的方法進行分類,，其他門類和載體的檔案按照相應的辦法和標準、規(guī)范分類,。檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-問題代碼-保管期限代碼-件號,。
（2）不同門類和載體的檔案分別排列；同一門類和載體的檔案按分類方案排列,。
4.檔案整理標準
文書,、會計、音像,、電子以及專業(yè)等門類檔案,，必須分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》《會計檔案管理辦法》《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《贛州市審計局審計文件材料立卷歸檔操作規(guī)程》《贛州市審計局審計檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定整理歸檔，專業(yè)文件按行業(yè)主管部門規(guī)定整理歸檔,。
四,、檔案保管制度
1.檔案庫房具有防火、防盜,、防潮,、防塵、防高溫,、防光,、防蟲、防鼠等設施,，確保檔案的安全管理,。
2.庫房應保持整潔衛(wèi)生，不得在庫房內(nèi)亂堆雜物,。
3.堅持庫房溫濕度記錄,，做到一天記錄二次。室內(nèi)溫度應保持在14℃-24℃之間,，相對濕度應保持在45-60%之間,。達不到上述要求時，應及時采取措施,。
4.庫房內(nèi)檔案裝具排列有序,，統(tǒng)一編號，整齊劃一,。櫥具擺放應與窗戶垂直,，間距不小于80cm?？拷鼔Ρ诘臋还衽c墻壁間的距離應保持在10cm左右,。櫥柜間的通道應為可迂回式。
5.檔案排架應系統(tǒng)反映檔案整理分類的具體成果，并依次按自上而下,、自左而右的順序進行,。
6.庫房內(nèi)應編制檔案存放位置索引。
7.檔案櫥柜應有統(tǒng)一的顯示檔案門類的標牌,。
8.每年檢查一次室藏檔案狀況,，并填寫檢查記錄,，對已破損或字跡褪色的重要檔案要及時修復或復制,，最大限度地延長檔案的壽命。
9.檔案收進,、移出要填寫收進,、移出登記簿，嚴格交接手續(xù),，做到準確無誤,。
10.建立全宗卷，保持全宗管理的連續(xù)性,。
五,、檔案保密制度
1.檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律,，明確保密職責,，維護檔案的安全與完整。
2.保密文件材料,，檔案的密級劃分,，變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理,。保密檔案及文件材料,，要妥為保管，“三密”檔案要單獨保管,。
3.檔案庫房設施符合“八防”的要求,，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)假日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查,，發(fā)現(xiàn)問題及時處理,。
4.不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用,、存放,、銷毀屬于國家秘密的文件、檔案,、資料和物品,。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售,。
5.查閱涉密檔案資料,，應履行審批手續(xù)，不得抄錄和帶出,，不得向他人泄露涉密檔案資料內(nèi)容,。
6.不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案,、資料和物品外出開會,、參觀、學習,、游覽,、探親、訪友和辦私事,，如確因工作需要,，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管,。
7.不準向家屬,、親友及其他不應該知悉者談論涉密信息。
8.定期進行保密文件,、檔案,、資料和物品的清查工作、發(fā)現(xiàn)問題,，及時報告,。
9.不準隱瞞泄密事件，對于造成失密,、泄密的人員或事件要及時報告,，并視其情節(jié)依法追究責任。
六,、檔案利用制度
1.本單位檔案主要為本單位及本系統(tǒng)工作人員利用,，凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù),，填寫查借閱登記表和利用效果登記表,，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外,。
2.外單位的人員查閱檔案,，必須持相關(guān)單位介紹信和有效身份證件并經(jīng)領(lǐng)導批準方可查閱。
3.因工作需要擬抄錄的檔案材料,，須經(jīng)審核同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出,。
4.檔案資料一般不借出室外使用,。確因工作需要必須借出時，須請示單位負責人并經(jīng)分管領(lǐng)導簽字同意,。借出時間不得超過一周,，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù),。如查（借）閱控制檔案的,，須由分管檔案負責人批準方可提供借閱。
5.對借閱的檔案,，要保持完整清潔,，嚴禁私自拆卷、勾畫,、涂改,、撕頁,、照相,。借出的檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人,，對將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰,。
6.查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏,，違者按有關(guān)規(guī)定,，給予批評教育或紀律處分
七、檔案鑒定銷毀制度
1.檔案鑒定工作必須由檔案鑒定小組和專業(yè)人員共同負責,。
2.按照《檔案法》《保密法》有關(guān)規(guī)定,，堅持歷史唯物主義，用全面的,、歷史的,、發(fā)展的觀點，正確地分析和判斷每件檔案資料的價值,。
3.檔案鑒定工作包括歸檔鑒定,、開放控制鑒定、保管期限鑒定,、銷毀鑒定,、等級鑒定、真?zhèn)舞b定,。
4.檔案鑒定必須用直接鑒定法,，逐件逐張審查文件材料，從其內(nèi)容,、來源,、時間,、名稱到外觀特點，完整程度等,，認真分析研究其現(xiàn)實意義,，歷史意義和對本單位乃至全社會的作用，確保文件資料價值的準確性,。
5.檔案鑒定工作必須遵照規(guī)范程序,，建立鑒定工作臺賬。
6.經(jīng)鑒定可銷毀的檔案,，應編制銷毀清冊,，寫出書面報告，經(jīng)本單位主要領(lǐng)導審核簽署意見,，在分管領(lǐng)導監(jiān)督下,，于指定地點銷毀。
八,、檔案統(tǒng)計制度
1.檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其他有關(guān)法規(guī),、規(guī)章要求。
2.檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分,。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺帳,，檔案人要認真細致地做好檔案收進、移出,、整理,、鑒定、銷毀,、搶救,、清理、保管的數(shù)量,、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計,，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計,。
3.檔案統(tǒng)計內(nèi)容與指標要保持一致性,、穩(wěn)定性和連續(xù)性，不得隨意更改,。
4.統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤,，情況要真實，結(jié)論要正確,，各項數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字書寫,，字跡工整、清楚,、不得潦草和模糊,。
5.及時,、準確向檔案行政管理部門報送單位檔案工作統(tǒng)計年報及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計表，統(tǒng)計表要由領(lǐng)導簽字蓋章后方能上報或歸檔,。
6.檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理,，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究,，以便及時發(fā)現(xiàn)問題,、糾正錯誤，更好地認識和了解機關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀,，掌握發(fā)展規(guī)律,，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平,。
九,、文件材料歸檔制度
1.各股室在工作中形成的具有保存價值的應當歸檔的文件材料和專業(yè)檔案資料，由兼職檔案員按照規(guī)定定期向機關(guān)檔案管理部門或檔案工作人員移交,，集中統(tǒng)一管理,，任何個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。
2.各股室兼職檔案員于規(guī)定時間將工作中形成的各種應歸檔的文件材料收集齊全完整后移交檔案管理部門,，由檔案工作人員整理歸檔,。
3.專業(yè)檔案資料嚴格實行部門立卷制,，各股室兼職檔案員本著“誰形成,、誰整理、誰移交”的原則,，對本股室的專業(yè)檔案和專業(yè)性管理材料按專業(yè)（行業(yè)）要求規(guī)范整理歸檔,，于規(guī)定時間移交機關(guān)檔案室集中管理（因工作需要，部分專業(yè)檔案資料可再延遲一年移交）,。
4.各股室兼職檔案員移交檔案前須經(jīng)單位檔案工作人員驗收,，移交時履行移交手續(xù)，填寫移交清冊,。
十,、檔案集中統(tǒng)一管理制度
1.本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有或拒交歸檔,。本單位檔案室負責檔案保管工作,。
2.檔案柜要規(guī)范排列，各種設備放置整齊,、合理,，櫥箱鑰匙統(tǒng)一編號，集中存放,，不準隨便攜帶,。
3.每年至少進行一次全庫清查,，核對室藏檔案，登記清點結(jié)果,，做到賬物相符,。
4.檔案管理人員必須保護、保管好檔案,，對各類檔案進行科學分類,、合理編號、排列有序,。
5.定期檢查檔案保管情況,，發(fā)現(xiàn)檔案破損或字跡變化，及時修補復制,，保證檔案安全完整,。
6.定期放置、更換驅(qū)蟲防霉藥物,，檢查檔案蟲,、霉情況，發(fā)現(xiàn)蟲,、霉及時處理,。
十一、檔案數(shù)字化信息安全管理制度
1.遵守保密規(guī)定,，嚴格控制不應公開的檔案信息,。
2.保存檔案數(shù)據(jù)信息的計算機不得與公共信息網(wǎng)絡連接;確需連接的，必須通過安全保密審查,。
3.加強對檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)墓芾?，確保網(wǎng)絡和使用過程的信息安全。
4.保存檔案數(shù)據(jù)的計算機外送修理時,，應將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空,、刪除或?qū)⒂脖P摘除，并做好計算機修理情況登記,。
5.應采取有效措施,，保證檔案數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)安全。所有數(shù)據(jù)至少復制兩套,，并異地保存,。
6.信息載體(如硬盤等)損壞，必須拆除后單獨保存,。
7.磁性載體每年,、光盤至少每滿2年應進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%,，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施,。
8.具有永久保存價值的文本和圖片形式的電子文件,，必須同時制成紙質(zhì)文件或縮微品等拷貝件一并歸檔保存。
9.應加強對歸檔電子文件鑒定銷毀的管理,。對于屬于保密范圍的歸檔電子文件,，連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡上徹底刪除;對于不屬于保密范圍的歸檔電子文件進行邏輯刪除,。
十二,、重大活動和突發(fā)事件檔案管理制度
重大活動是指在中華人民共和國境內(nèi)外組織舉辦的，對黨和國家,、行業(yè),、地方具有重大意義或者重要國際影響的會議、會展,、賽事,、紀念、慶典等大型活動,；突發(fā)事件是指突然發(fā)生,，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害,、事故災難,、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。
1.收集范圍
（1）領(lǐng)導指示,、批示,，機構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度,、預案,、方案、報告,、報表、簡報,、總結(jié),，會議材料，獎懲材料,，大事記,、宣傳報道，各單位按照分工或職責形成的其他文件材料,；
（2）照片,、錄音、錄像,；
（3）業(yè)務數(shù)據(jù),、公務電子郵件,、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息,；
（4）印章,、題詞、活動標志,、證件,、證書、紀念冊,、紀念章,、獎杯、獎牌,、獎章,、獎狀、牌匾,、錦旗等實物檔案,；
（5）其他具有保存利用價值的文件材料。
2.實施登記
負責重大活動和突發(fā)事件檔案登記工作的人員應當做好收集登記和日常管理工作,，對重大活動和突發(fā)事件發(fā)生的時間,、地點、人員,、內(nèi)容等項目全面準確進行登記,，設置卷夾，將收到的文件分類臨時存放,，方便日常利用,。
3.及時歸檔
重大活動和突發(fā)事件結(jié)束后3個月內(nèi)，將所形成的全部文件按規(guī)定整理歸檔,，無論是否形成專題檔案,，皆需形成專題目錄，由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理,，其他股室和個人不得據(jù)為己有,。
十三、檔案安全應急預案
1.工作原則
檔案優(yōu)先原則,。面臨其他財產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時,，要把保障檔案的安全作為重大事故和自然災害緊急處置的首要任務，最大限度地減少對檔案的影響,。
以防為主原則,。把災害預防作為檔案室安全工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務，完善工作機制，強化安全管理,，完善防范手段,，建立安全預報機制，提高對重大事故和自然災害的緊急處置能力,。
2.適用范圍
凡在本機關(guān)發(fā)生影響檔案保管安全的重大事故和自然災害,，如暴雨、高溫,、地震,、火災、雷電等,，適用本預案,。
3.檔案室安全應急預案的目標
（1）在應急的情況下，采取最有效的行動消除對檔案室檔案,、資料的威脅,。
（2）保護未受損的檔案、資料,。
（3）搶救已受損的檔案,、資料。
4.應急準備
（1）物資準備
檔案室應按照檔案室建筑設計規(guī)范的要求,，設置必要的安全防護設施,，配置滅火必要的檔案安全保護設備和耗材。
（2）人力資源配置
組織救災隊伍,，培養(yǎng)和訓練自救隊伍,，并對其進行培訓指導和專業(yè)支持，當事故或災害發(fā)生時,，能夠協(xié)助專業(yè)救災部門自救互助,，最大限度減少災害損失。
（3）防災減災準備
配合區(qū)應急領(lǐng)導小組積極開展安全教育,，有組織,、有計劃地為檔案室工作人員提供防災減災知識和培訓。宣傳應急法律法規(guī)和預防,、避險,、避災、自救,、互救的常識，增強防火減災意識,。
5.應急響應和災后救助
（1）災害預警
災害預報部門發(fā)出災情預警或檔案室工作人員發(fā)現(xiàn)災情后,，檔案部門應按規(guī)程啟動預案。
（2）緊急轉(zhuǎn)移安置
接到重大災情預警，在局黨組的統(tǒng)一領(lǐng)導下,，檔案室應按照有關(guān)救災部門的要求,，按指定路線將檔案轉(zhuǎn)移到臨時指定的安置場所，實施緊急避險,。
（3）檔案搶救保護
檔案轉(zhuǎn)移后,，檔案室應做好檔案安全防護工作，視災情嚴重程度及災情的發(fā)展,，及時上級檔案主管部門匯報災情,，申請給予救災支援。
