一 、檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識，持證上崗。
2.負責(zé)管理本單位的檔案及有關(guān)資料，熟悉檔案室藏，積極提供利用。
3.負責(zé)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查本單位各業(yè)務(wù)股室的歸檔工作。
4.認真做好各種門類檔案的收集、整理、保管等工作，要求做到收集齊全，整理歸檔及時，檔案存放有序，查找方便。
5.積極主動向本級檔案專業(yè)管理機關(guān)反映情況，上報數(shù)字和統(tǒng)計報表。
6.配合本單位中心工作和社會需要，主動向單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員提供檔案信息，并堅持檔案查閱、借閱和利用效果登記。
7.堅持不懈地記載檔案庫房的溫濕度，適時進行庫房通風(fēng)，定期搞好室內(nèi)衛(wèi)生。
二、檔案庫房管理制度
1.檔案庫房管理原則是“以防為生、防治結(jié)合”,應(yīng)加強科學(xué)管理,便于檔案的查閱利用。庫房應(yīng)有防火、防盜、防塵、防光、防有害生物、防高溫、防高濕、防污染等設(shè)備和器材,以保障檔案安全。
2.庫房內(nèi)溫度控制在14-24攝氏度,相對濕度控制在45-60%,利用庫房內(nèi)空調(diào),除濕機等設(shè)備控制溫濕度變化。
3.庫房內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁明火,嚴禁存放易燃易爆品及其他與檔案無關(guān)的物品。
4.庫房內(nèi)采用氣體滅火,發(fā)生煙感器自動報警時,迅速關(guān)閉檔案密集架,庫房內(nèi)人員撤離庫房后關(guān)閉庫房大門,防止人員氣體中毒,立即通知樓內(nèi)監(jiān)控室,由專業(yè)消防人員查明報警原因,待報譥解除后人員方可進入庫房。
5.保障庫房通往地面的安全通道應(yīng)保持暢通,標明安全疏散指示標志。
6.定期檢査庫房門、窗、鎖、空調(diào)排風(fēng)開關(guān)控刻及電器線路,電源的安全使用惰況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,保證電器設(shè)備的正常使用。
7.定期檢查消防設(shè)施,定期更換防蟲藥,保持庫房清潔衛(wèi)生。
三、檔案整理制度
1.檔案整理原則
檔案整理工作應(yīng)堅持尊重和維護檔案的本質(zhì)特性，保持檔案文件之間的有機聯(lián)系，充分尊重和利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。
2.檔案整理環(huán)節(jié)
檔案整理工作由辦公室組織實施，檔案管理人員負責(zé)對各種門類和載體的文件進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
文書檔案、會計檔案由辦公室負責(zé)整理歸檔；專業(yè)檔案、音像文件、電子文件等由相關(guān)股室負責(zé)整理歸檔。
3.檔案分類排列
（1）文書檔案采用年度、問題、保管期限等相結(jié)合的方法進行分類，其他門類和載體的檔案按照相應(yīng)的辦法和標準、規(guī)范分類。檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-問題代碼-保管期限代碼-件號。
（2）不同門類和載體的檔案分別排列；同一門類和載體的檔案按分類方案排列。
4.檔案整理標準
文書、會計、音像、電子以及專業(yè)等門類檔案，必須分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》《會計檔案管理辦法》《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《贛州市審計局審計文件材料立卷歸檔操作規(guī)程》《贛州市審計局審計檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定整理歸檔，專業(yè)文件按行業(yè)主管部門規(guī)定整理歸檔。
四、檔案保管制度
1.檔案庫房具有防火、防盜、防潮、防塵、防高溫、防光、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全管理。
2.庫房應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，不得在庫房內(nèi)亂堆雜物。
3.堅持庫房溫濕度記錄，做到一天記錄二次。室內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃-24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45-60%之間。達不到上述要求時，應(yīng)及時采取措施。
4.庫房內(nèi)檔案裝具排列有序，統(tǒng)一編號，整齊劃一。櫥具擺放應(yīng)與窗戶垂直，間距不小于80cm。靠近墻壁的櫥柜與墻壁間的距離應(yīng)保持在10cm左右。櫥柜間的通道應(yīng)為可迂回式。
5.檔案排架應(yīng)系統(tǒng)反映檔案整理分類的具體成果，并依次按自上而下、自左而右的順序進行。
6.庫房內(nèi)應(yīng)編制檔案存放位置索引。
7.檔案櫥柜應(yīng)有統(tǒng)一的顯示檔案門類的標牌。
8.每年檢查一次室藏檔案狀況，并填寫檢查記錄，對已破損或字跡褪色的重要檔案要及時修復(fù)或復(fù)制，最大限度地延長檔案的壽命。
9.檔案收進、移出要填寫收進、移出登記簿，嚴格交接手續(xù)，做到準確無誤。
10.建立全宗卷，保持全宗管理的連續(xù)性。
五、檔案保密制度
1.檔案工作人員應(yīng)嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責(zé)，維護檔案的安全與完整。
2.保密文件材料，檔案的密級劃分，變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥為保管，“三密”檔案要單獨保管。
3.檔案庫房設(shè)施符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)假日應(yīng)提前對庫房的安全保密設(shè)施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4.不準私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
5.查閱涉密檔案資料，應(yīng)履行審批手續(xù)，不得抄錄和帶出，不得向他人泄露涉密檔案資料內(nèi)容。
6.不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開會、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。
7.不準向家屬、親友及其他不應(yīng)該知悉者談?wù)撋?/font>密信息。
8.定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作、發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。
9.不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。
六、檔案利用制度
1.本單位檔案主要為本單位及本系統(tǒng)工作人員利用，凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。
2.外單位的人員查閱檔案，必須持相關(guān)單位介紹信和有效身份證件并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準方可查閱。
3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)審核同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。
4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須請示單位負責(zé)人并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。借出時間不得超過一周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。如查（借）閱控制檔案的，須由分管檔案負責(zé)人批準方可提供借閱。
5.對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人，對將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。
6.查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評教育或紀律處分
七、檔案鑒定銷毀制度
1.檔案鑒定工作必須由檔案鑒定小組和專業(yè)人員共同負責(zé)。
2.按照《檔案法》《保密法》有關(guān)規(guī)定，堅持歷史唯物主義，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，正確地分析和判斷每件檔案資料的價值。
3.檔案鑒定工作包括歸檔鑒定、開放控制鑒定、保管期限鑒定、銷毀鑒定、等級鑒定、真?zhèn)舞b定。
4.檔案鑒定必須用直接鑒定法，逐件逐張審查文件材料，從其內(nèi)容、來源、時間、名稱到外觀特點，完整程度等，認真分析研究其現(xiàn)實意義，歷史意義和對本單位乃至全社會的作用，確保文件資料價值的準確性。
5.檔案鑒定工作必須遵照規(guī)范程序，建立鑒定工作臺賬。
6.經(jīng)鑒定可銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，寫出書面報告，經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)審核簽署意見，在分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下，于指定地點銷毀。
八、檔案統(tǒng)計制度
1.檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。
2.檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，檔案人要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計。
3.檔案統(tǒng)計內(nèi)容與指標要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，不得隨意更改。
4.統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤，情況要真實，結(jié)論要正確，各項數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。
5.及時、準確向檔案行政管理部門報送單位檔案工作統(tǒng)計年報及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計表，統(tǒng)計表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報或歸檔。
6.檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究，以便及時發(fā)現(xiàn)問題、糾正錯誤，更好地認識和了解機關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。
九、文件材料歸檔制度
1.各股室在工作中形成的具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料和專業(yè)檔案資料，由兼職檔案員按照規(guī)定定期向機關(guān)檔案管理部門或檔案工作人員移交，集中統(tǒng)一管理，任何個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。
2.各股室兼職檔案員于規(guī)定時間將工作中形成的各種應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全完整后移交檔案管理部門，由檔案工作人員整理歸檔。
3.專業(yè)檔案資料嚴格實行部門立卷制，各股室兼職檔案員本著“誰形成、誰整理、誰移交”的原則，對本股室的專業(yè)檔案和專業(yè)性管理材料按專業(yè)（行業(yè)）要求規(guī)范整理歸檔，于規(guī)定時間移交機關(guān)檔案室集中管理（因工作需要，部分專業(yè)檔案資料可再延遲一年移交）。
4.各股室兼職檔案員移交檔案前須經(jīng)單位檔案工作人員驗收，移交時履行移交手續(xù)，填寫移交清冊。
十、檔案集中統(tǒng)一管理制度
1.本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有或拒交歸檔。本單位檔案室負責(zé)檔案保管工作。
2.檔案柜要規(guī)范排列，各種設(shè)備放置整齊、合理，櫥箱鑰匙統(tǒng)一編號，集中存放，不準隨便攜帶。
3.每年至少進行一次全庫清查，核對室藏檔案，登記清點結(jié)果，做到賬物相符。
4.檔案管理人員必須保護、保管好檔案，對各類檔案進行科學(xué)分類、合理編號、排列有序。
5.定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)檔案破損或字跡變化，及時修補復(fù)制，保證檔案安全完整。
6.定期放置、更換驅(qū)蟲防霉藥物，檢查檔案蟲、霉情況，發(fā)現(xiàn)蟲、霉及時處理。
十一、檔案數(shù)字化信息安全管理制度
1.遵守保密規(guī)定，嚴格控制不應(yīng)公開的檔案信息。
2.保存檔案數(shù)據(jù)信息的計算機不得與公共信息網(wǎng)絡(luò)連接;確需連接的，必須通過安全保密審查。
3.加強對檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓芾恚_保網(wǎng)絡(luò)和使用過程的信息安全。
4.保存檔案數(shù)據(jù)的計算機外送修理時，應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除，并做好計算機修理情況登記。
5.應(yīng)采取有效措施，保證檔案數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)安全。所有數(shù)據(jù)至少復(fù)制兩套，并異地保存。
6.信息載體(如硬盤等)損壞，必須拆除后單獨保存。
7.磁性載體每年、光盤至少每滿2年應(yīng)進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。
8.具有永久保存價值的文本和圖片形式的電子文件，必須同時制成紙質(zhì)文件或縮微品等拷貝件一并歸檔保存。
9.應(yīng)加強對歸檔電子文件鑒定銷毀的管理。對于屬于保密范圍的歸檔電子文件，連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)上徹底刪除;對于不屬于保密范圍的歸檔電子文件進行邏輯刪除。
十二、重大活動和突發(fā)事件檔案管理制度
重大活動是指在中華人民共和國境內(nèi)外組織舉辦的，對黨和國家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國際影響的會議、會展、賽事、紀念、慶典等大型活動；突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。
1.收集范圍
（1）領(lǐng)導(dǎo)指示、批示，機構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預(yù)案、方案、報告、報表、簡報、總結(jié)，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責(zé)形成的其他文件材料；
（2）照片、錄音、錄像；
（3）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息；
（4）印章、題詞、活動標志、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、獎牌、獎?wù)隆ⅹ劆睢⑴曝摇㈠\旗等實物檔案；
（5）其他具有保存利用價值的文件材料。
2.實施登記
負責(zé)重大活動和突發(fā)事件檔案登記工作的人員應(yīng)當(dāng)做好收集登記和日常管理工作，對重大活動和突發(fā)事件發(fā)生的時間、地點、人員、內(nèi)容等項目全面準確進行登記，設(shè)置卷夾，將收到的文件分類臨時存放，方便日常利用。
3.及時歸檔
重大活動和突發(fā)事件結(jié)束后3個月內(nèi)，將所形成的全部文件按規(guī)定整理歸檔，無論是否形成專題檔案，皆需形成專題目錄，由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理，其他股室和個人不得據(jù)為己有。
十三、檔案安全應(yīng)急預(yù)案
1.工作原則
檔案優(yōu)先原則。面臨其他財產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為重大事故和自然災(zāi)害緊急處置的首要任務(wù)，最大限度地減少對檔案的影響。
以防為主原則。把災(zāi)害預(yù)防作為檔案室安全工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務(wù)，完善工作機制，強化安全管理，完善防范手段，建立安全預(yù)報機制，提高對重大事故和自然災(zāi)害的緊急處置能力。
2.適用范圍
凡在本機關(guān)發(fā)生影響檔案保管安全的重大事故和自然災(zāi)害，如暴雨、高溫、地震、火災(zāi)、雷電等，適用本預(yù)案。
3.檔案室安全應(yīng)急預(yù)案的目標
（1）在應(yīng)急的情況下，采取最有效的行動消除對檔案室檔案、資料的威脅。
（2）保護未受損的檔案、資料。
（3）搶救已受損的檔案、資料。
4.應(yīng)急準備
（1）物資準備
檔案室應(yīng)按照檔案室建筑設(shè)計規(guī)范的要求，設(shè)置必要的安全防護設(shè)施，配置滅火必要的檔案安全保護設(shè)備和耗材。
（2）人力資源配置
組織救災(zāi)隊伍，培養(yǎng)和訓(xùn)練自救隊伍，并對其進行培訓(xùn)指導(dǎo)和專業(yè)支持，當(dāng)事故或災(zāi)害發(fā)生時，能夠協(xié)助專業(yè)救災(zāi)部門自救互助，最大限度減少災(zāi)害損失。
（3）防災(zāi)減災(zāi)準備
配合區(qū)應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組積極開展安全教育，有組織、有計劃地為檔案室工作人員提供防災(zāi)減災(zāi)知識和培訓(xùn)。宣傳應(yīng)急法律法規(guī)和預(yù)防、避險、避災(zāi)、自救、互救的常識，增強防火減災(zāi)意識。
5.應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)后救助
（1）災(zāi)害預(yù)警
災(zāi)害預(yù)報部門發(fā)出災(zāi)情預(yù)警或檔案室工作人員發(fā)現(xiàn)災(zāi)情后，檔案部門應(yīng)按規(guī)程啟動預(yù)案。
（2）緊急轉(zhuǎn)移安置
接到重大災(zāi)情預(yù)警，在局黨組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，檔案室應(yīng)按照有關(guān)救災(zāi)部門的要求，按指定路線將檔案轉(zhuǎn)移到臨時指定的安置場所，實施緊急避險。
（3）檔案搶救保護
檔案轉(zhuǎn)移后，檔案室應(yīng)做好檔案安全防護工作，視災(zāi)情嚴重程度及災(zāi)情的發(fā)展，及時上級檔案主管部門匯報災(zāi)情，申請給予救災(zāi)支援。
